프로젝트 추적 개론: 프로젝트를 효과적으로 추적하기 위한 가이드

프로젝트 관리의 가장 까다로운 부분 중 하나는 일정과 예산에 맞춰 프로젝트를 진행하는 것입니다. 프로젝트의 모든 진행 상황을 명확하게 파악하지 못하면 업무를 놓치기 쉽습니다. 이런 일이 이전에 발생한 적이 있다면, 이는 흔히 발생하는 일입니다. 실제로, 매주 4분의 1(26%) 이상이 마감일을 지키지 못하고 있습니다. 

하지만 모든 것을 혼자 할 필요는 없습니다. Asana 와 같은 프로젝트 추적 툴을 사용하면 팀이 프로젝트 상태를 명확하게 파악하고 실시간으로 업데이트를 쉽게 받을 수 있어 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 팀의 모든 구성원이 누가 언제까지 무엇을 하는지 정확히 파악할 수 있도록 프로젝트 추적을 시작하는 방법을 소개합니다.

프로젝트 추적이란? 

프로젝트 추적은 프로젝트 매니저가 이니셔티브의 진행 상태를 모니터링하는 데 도움이 되는 일련의 툴과 관행입니다. 프로젝트 추적 도구는 스프레드시트, 이메일 또는 정신적 접근 방식에 의존하는 대신 프로젝트 데이터의 모든 것을 관리합니다. 프로젝트 추적을 통해 팀원들이 개인, 프로젝트 및 프로그램 수준에서 프로젝트 상태에 대한 최신 정보를 파악할 수 있습니다.

프로젝트 추적 도구란?

프로젝트 추적 도구는 실시간 대시보드, 상태 업데이트 또는 진행 상태 보고서를 통해 프로젝트 추적을 실현하는 도구입니다. 이제 상황을 파악하기 위해 매주 금요일마다 45분 동안 여러 프로젝트를 클릭하고 나가는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다. 대신, 프로젝트 추적기를 사용하면 팀이 개별 작업, 팀 프로젝트, 심지어 복잡한 프로젝트에 대해서도 정보를 얻고 체계적으로 정리할 수 있습니다.

프로젝트 추적 툴은 다음과 같은 목적으로 설계되었습니다.

• 작업 정보와 업데이트를 실시간으로 공유합니다.

• 책임감을 보장하기 위해 누가 언제까지 무엇을 하는지 명확히 합니다.

• 공유 가능한 진행 상태 보고서를 생성하여 모두가 동일한 정보를 파악할 수 있습니다.

• 상태, 시간, 예산 추적을 간소화하여 워크플로를 더욱 원활하게 만듭니다.

프로젝트 추적기를 사용하는 이유는 무엇인가요? 프로젝트 추적 소프트웨어의 이점

프로젝트 추적기와 프로젝트 관리 소프트웨어는 전반적인 진행 상태, 하위 작업, 종속성, 프로젝트 범위 등 모든 진행 상황에 대한 인사이트를 제공하여 프로젝트를 효과적으로 관리하는 데 필수적인 도구입니다.

내장된 보고 기능은 주요 지표를 추적하고 기준선을 설정하며 프로젝트가 일정, 예산, 범위 내에서 유지되도록 합니다. 각 프로젝트의 세부 정보를 관리하기 위해 팀은 Asana에서 담당자 추적 템플릿 을 사용하여 작업 수준에서 소유권, 마감일, 진행 상태를 추적하는 경우가 많습니다.

병목 현상 조기에 파악

작업, 하위 작업, 시작일, 마감일을 명확하게 파악하면 팀은 병목 현상을 사전에 파악하고 프로젝트 성과를 모니터링할 수 있습니다. 프로젝트 추적기를 사용하는 팀은 원활한 워크플로와 성공적인 결과를 도출합니다.

예: 건설 회사가 예산 초과를 추적하고 작업 간소화 전략을 구현하여 프로젝트 범위 관리를 개선합니다.

팀 협업 개선

프로젝트 추적 도구는 누가 언제까지 무엇을 하는지 등 주요 기능을 명확히 하고 모두가 프로젝트 목표에 맞춰 일할 수 있도록 하여 팀워크를 강화합니다. 팀은 어려움에 빠르게 적응할 수 있으므로 프로젝트 추적기는 애자일 프로젝트 관리 및 소프트웨어 개발에 이상적입니다.

예: 복잡한 프로젝트를 처리하는 개발 팀이 지연이 발생했을 때 프로젝트 작업을 재배포하고 실시간 추적을 사용하여 진행 상태를 유지합니다.

간소화된 프로젝트 보고

최고의 프로젝트 추적 툴은 자동화된 업데이트, 알림, 작업 상태와 진행 상태에 대한 명확한 인사이트를 통해 보고를 간소화합니다. 종합적인 보고서를 통해 수작업 작업량을 최소화하면서 이해관계자에게 정보를 제공할 수 있습니다.

예: 마케팅 대행사는 자동화를 활용하여 프로젝트 지표를 모니터링하고 고객에게 실시간 업데이트를 제공하여 온보딩 프로세스를 개선하고 더 나은 결과를 제공했습니다.

업무 연결 및 사일로 감소

사일로는 업무와 정보가 별도의 시스템에 흩어져 있을 때 발생하여 팀이 프로젝트 진행 상태를 추적하고 최신 프로젝트 정보에 액세스하기가 어려워집니다. 이러한 분산으로 인해 팀은 프로젝트 작업을 위한 스프레드시트, 커뮤니케이션을 위한 이메일, 업데이트를 위한 별도의 앱과 같은 도구를 전환해야 하며, 이로 인해 시간이 낭비되고 오류 위험이 높아집니다.

업무 관리 소프트웨어와 통합된 프로젝트 추적 툴은 작업, 타임라인, 업데이트를 한 곳에서 통합하여 사일로를 제거합니다. 팀은 프로젝트 범위를 관리하고, 주요 지표를 모니터링하고, 프로젝트 목표에 부합하는지 확인할 수 있습니다. 이 모든 것이 중복 작업이나 잘못된 커뮤니케이션 없이 이루어집니다.

예: 마케팅 팀은 스프레드시트와 이메일 간에 데이터를 수동으로 복사하는 데 몇 시간을 할애하는 대신 연결된 프로젝트 추적기를 채택하여 워크플로를 간소화하고 지연을 줄이며 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

프로젝트 진행 상태를 효과적으로 추적하는 방법

프로젝트의 진행 상태를 추적하는 것이 복잡하다고 느낄 필요가 없습니다. 올바른 전략과 신뢰할 수 있는 프로젝트 추적 시스템을 사용하면 작업, 타임라인, 심지어 프로젝트 예산까지 모두 파악할 수 있으며, 팀과 이해관계자에게 최신 정보를 제공할 수 있습니다.

개별 작업을 간소화하든 전체 포트폴리오를 관리하든, 진행 상태를 추적하고 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있는 간단한 방법이 있습니다. 이 가이드에서는 팀이 집중력을 유지하고 조율하는 동시에 툴을 최대한 활용할 수 있도록 실용적인 기술을 소개합니다.

1단계: 프로젝트 계획 초기에 세부 정보 공유하기

프로젝트 계획 은 프로젝트가 성공을 거두는 데 필요한 주요 요소를 정리한 청사진입니다. 프로젝트 계획은 프로젝트 추적 단계 전에 이루어집니다. 일반적으로 프로젝트를 시작할 때 가장 먼저 수행하는 작업입니다. 

계획을 세우면 팀원과 이해관계자에게 프로젝트 타임라인을 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 시작할 수 있습니다. 그런 다음 프로젝트 추적 툴을 사용하여 프로젝트 전반에 걸쳐 명확성을 유지하세요.

2단계: 각 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 계획 수립

커뮤니케이션 계획은 팀이 프로젝트 중에 정보를 공유하는 방법을 간략하게 설명합니다. 팀원이 업데이트를 찾을 수 있는 위치와 시기를 명확히 하고, 커뮤니케이션 채널(예: 이메일, 메시징 앱 또는 미팅)을 정의하며, 빈도와 참여에 대한 기대치를 설정합니다.

모든 구성원이 일관성을 유지할 수 있도록 상태 보고서와 같은 프로젝트 추적 업데이트를 공유할 시점에 대한 세부 정보를 포함하세요.

업무 추적을 더 쉽고 직관적으로 만들어주는 시각적 프로젝트 관리 툴을 사용하세요. 다음은 세 가지 유형입니다.

• 간트 차트: 작업 종속성, 마일스톤, 전체 일정을 보여주는 타임라인 보기입니다.

• 칸반 보드: ‘할 일’, ‘진행 중’, ‘완료’와 같은 열은 작업 상태를 시각적으로 추적하는 데 도움이 됩니다.

• 캘린더: 일정을 수립할 수 있도록 프로젝트 결과물의 마감일을 강조 표시합니다.

3단계: 개략적인 개요를 확인할 수 있는 프로젝트 로드맵 작성하기 

복잡한 프로젝트의 경우, 프로젝트 로드맵 을 작성하여 팀원들이 전체 프로젝트 일정을 쉽게 시각화할 수 있는 방법을 제공할 수도 있습니다. 프로젝트 로드맵은 개략적인 프로젝트 타임라인 이므로 이해관계자는 프로젝트 결과물, 주요 마일스톤, 전체 프로젝트 목표에 대한 개요를 파악할 수 있습니다.

4단계: 시간 추적 툴로 작업 수용량 파악하기

개별 작업 수준에서는 작업을 완료하는 데 걸리는 시간과 같은 추가적인 프로젝트 세부 정보를 추적하는 것이 좋습니다. 프로젝트 추적 툴은 프로젝트와 작업에 소요된 시간을 더 적은 작업량으로 정확하게 추적할 수 있도록 시간 추적 연동을 제공하는 경우가 많습니다.

5단계: 리소스 관리 계획으로 코스 유지

프로젝트 관리에서 리소스 는 팀원, 예산 또는 사용 가능한 툴을 포함하여 프로젝트를 완료하는 데 도움이 되는 모든 것입니다. 리소스 관리 계획은 프로젝트 리소스와 작업 수용량을 명확하게 정의하는 데 도움이 되므로 모든 사람이 프로젝트 작업에 사용할 수 있는 자산을 이해할 수 있습니다.

3가지 주요 프로젝트 추적 전략

앞서 언급했듯이, 프로젝트 추적은 더 큰 업무 관리 소프트웨어의 일부입니다. 팀 멤버가 프로젝트 추적을 언급할 때, 그들은 실제로 세 가지에 대해 이야기하고 있습니다. 개별 수준에서 업무를 추적하고, 프로젝트 업무를 최신 상태로 유지하고, 여러 프로젝트에서 업무 진행 상태를 확인하는 것입니다.

1. 개별 수준에서 업무 추적하기

개별 작업 수준에서 프로젝트 추적 툴을 사용하면 누가 언제까지 무엇을 하는지 모두가 파악할 수 있습니다. 이를 통해 팀원은 작업이 일정에 따라 진행되고 있는지 여부와 결과물에 대한 프로젝트의 진행 상태를 명확하게 파악할 수 있습니다.

개별 작업 수준에서 업무를 추적하면 또 다른 가치를 얻을 수 있습니다. 즉, 업무 중복을 방지할 수 있습니다. 누가 언제까지 무엇을 하는지 모두가 명확하게 파악할 수 있다면, 추측을 할 필요가 없고 일을 위한 일을 하지 않아도 됩니다. 이는 매우 중요한 일입니다. 지식 근로자는 이미 완료된 업무에 13%의 시간을 사용합니다.

개인 수준에서 업무를 추적할 때 가장 중요한 것은 각 작업을 직접 담당하는 사람이 한 명뿐이라는 것을 확인하는 것입니다. 각 이니셔티브를 담당하는 사람이 한 명 있으면 팀원들은 작업 상태에 대한 업데이트나 다른 팀원의 질문에 대한 답변을 위해 누구에게 문의해야 하는지 알 수 있습니다.

예를 들어, 본인과 다른 팀원이 가상 이벤트를 진행한다고 가정해 보겠습니다. 하지만 진행자가 두 명이라 게스트 스피커가 누구에게 질문해야 할지 모릅니다. 이벤트 전날, 게스트 연설자에게 긴급 상황이 발생하여 한 팀원에게 연락하여 취소합니다. 하지만 의사소통의 오류로 인해 귀하는 이 사실을 알 수 없었고, 이벤트 당일 그 연사가 나타나지 않아 전혀 준비가 되지 않은 상태가 됩니다. 커뮤니케이션에 대한 책임이 명확하게 있는 사람이 한 명 있다면 이러한 유형의 문제는 쉽게 피할 수 있습니다.

2. 프로젝트 수준에서 업무 추적하기

프로젝트 수준에서 업무를 추적하여 교차 기능 이해관계자에게 프로젝트 업무에 대한 상위 수준의 보기를 제공할 수도 있습니다. 교차 기능 이해관계자와 다른 팀원은 일상적인 업데이트에 대한 알림을 받는 대신 가장 중요한 프로젝트 데이터에 대한 실시간 업데이트를 한눈에 파악할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 세부 정보에 얽매이지 않고도 프로젝트의 라이프 사이클 동안 최신 정보를 파악할 수 있습니다. 

프로젝트 수준에서 업무를 추적하는 방법은 두 가지가 있습니다.

• 상태 업데이트: 프로젝트 상태 보고서는 이해관계자에게 정보를 제공하는 데 도움이 되는 프로젝트 진행 상태에 대한 업데이트입니다. 서면 상태 업데이트는 상태 업데이트 미팅을 대체하고 팀원들이 원하는 시간에 최신 프로젝트 정보를 볼 수 있는 방법을 제공합니다. 최상의 결과를 얻으려면 업무를 실행하는 것과 동일한 툴에서 상태 보고서를 공유하여 이해관계자가 필요한 경우 더 자세한 세부 정보를 확인할 수 있도록 하세요. 

• 대시보드: 대시보드는 이해관계자가 언제든지 액세스하여 프로젝트에 대한 세부 정보를 얻을 수 있는 프로젝트 진행 상태 보기입니다. 대시보드에는 번다운 차트, 진행 중인 작업, 마감일이 지난 작업과 같은 것이 포함될 수 있습니다. 상태 업데이트와 마찬가지로 이해관계자가 더 많은 정보를 얻을 수 있도록 작업 중인 도구에서 대시보드를 생성해야 합니다.

3. 여러 프로젝트에서 업무 추적하기

여러 프로젝트에서 업무를 추적하는 경우 포트폴리오 수준에서 업무를 추적하면 도움이 됩니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 (PPM)는 경영진 이해관계자 또는 프로젝트 후원자가 보고 싶어하는 조감도입니다. PPM은 이해관계자가 여러 프로젝트의 전반적인 상황과 이러한 이니셔티브가 비즈니스 목표를 어떻게 추적하는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 

• 포트폴리오 수준에서 이해관계자가 전반적인 포트폴리오 상태와 성과를 측정할 수 있으려면 각 프로젝트의 상태에 대한 명확한 인사이트를 확보하는 것이 중요합니다.

• 이 수준에서는 워크로드 관리를 사용하여 팀의 업무 가능 여부와 작업 수용량을 추적할 수도 있습니다. 업무량 관리를 통해 각 팀원이 프로젝트 전반에 걸쳐 어떤 업무를 수행하고 있는지 확인할 수 있으므로 누구도 번아웃을 느끼거나 압도당하지 않도록 할 수 있습니다.

Asana의 조사에 따르면 지식 근로자의 71%는 2020년에 적어도 한 번은 번아웃을 경험한 적이 있는 것으로 나타났습니다. 업무량 관리와 프로젝트 추적을 통해 향후 며칠 또는 몇 주 동안 예정된 모든 작업을 확인하여 작업 수용량 문제가 발생하지 않도록 사전에 대비할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원에게 몇 가지 중요한 작업이 있는 경우, 작업 수용량이 더 큰 다른 팀원에게 작은 요청을 다시 우선적으로 처리할 수 있습니다. 

프로젝트 추적으로 계획대로 진행

최고의 워크플로와 마찬가지로 우수한 프로젝트 추적을 통해 팀이 더 쉽게 협업하고 소통할 수 있습니다. 스프레드시트나 프레젠테이션 슬라이드에 프로젝트 추적 세부 정보를 수동으로 입력하는 대신, 온라인 프로젝트 추적 툴을 사용하면 사일로를 해체하여 실제로 업무를 수행하는 곳에서 업무를 추적할 수 있습니다. 세부 정보, 문서, 피드백, 메시지 등 중요한 프로젝트 정보를 한 곳에서 공유하세요. 프로젝트 추적을 통해 팀원, 이해관계자, 교차 기능 협업 참여자가 모든 각도에서 업무를 쉽게 확인하고 추적할 수 있습니다.

시작해 보시겠어요? Asana가 한 곳에서 모든 프로젝트 정보를 추적하여 팀이 업무를 체계적으로 관리하고 최신 정보를 파악할 수 있도록 지원하는 방법을 알아보세요.

프로젝트 추적에 대해 자주 묻는 질문